Nadie diría que implementar las últimas tecnologías es una necesidad absoluta para todas las empresas, sin importar si hablamos del nivel empresarial o de las pequeñas empresas. La cuestión no es si se debe utilizar la tecnología en los negocios. Se trata de qué tecnologías debes aplicar y dónde.
Puede elegir algunos favoritos que se sumarán a sus procesos comerciales, pero también perderá un tiempo invaluable al probar otras tecnologías. ¿Entonces lo que hay que hacer? La respuesta es simple: comprenda qué es la tecnología en los negocios y cómo puede aplicarla a su entorno y objetivos específicos.
Automatización
Cualquier negocio moderno implica toneladas de tareas rutinarias que requieren mucho tiempo y que deberían automatizarse. En primer lugar, acelera enormemente los procesos, especialmente en la sección de flujo de documentos.
Por ejemplo, el sistema puede aceptar el documento, convertirlo al formato necesario, recuperar los datos de esos archivos, procesarlos e implementarlos en otra sección del sistema. Requiere aplicaciones especializadas, como sistemas de correo electrónico integrados, convertidores de archivos como soluciones gratuitas de PDF a Word, herramientas de análisis y reconocimiento de texto, y muchas otras funciones. Cuando se unen en un solo sistema, permite a los empleados deshacerse de acciones repetitivas y acceder a información valiosa directamente. Además, elimina los errores humanos.
El ámbito predeterminado para la automatización es la contabilidad, la gestión de clientes, el marketing, los recursos humanos, la gestión de proyectos, la seguridad, etc. Cada uno de estos campos requiere muchas acciones pequeñas, desde crear archivos PDF a partir de fotografías de facturas, acuerdos, notas, etc. hasta mantener bases de datos sofisticadas. de todos esos datos. La buena noticia es que estos sistemas ya están desarrollados y disponibles para empresas de todos los niveles.
Aumento de la productividad
Las empresas se esfuerzan por mejorar la productividad y alcanzar objetivos más ambiciosos. En la práctica, los propietarios de empresas aplican software de gestión multinivel que cubre los aspectos de recursos humanos, relaciones con los clientes, gestión de proyectos y muchos otros temas mayores y menores que sugiere cualquier empresa.
Todo comienza con una evaluación del estado real del negocio y sus necesidades. Por ejemplo, muchas empresas ofrecen modelos de trabajo remotos o híbridos para sus empleados. ¿Cómo proporcionarán acceso a los recursos laborales? ¿Cuáles son las limitaciones? ¿Qué herramienta digital utilizarán? ¿Existen obstáculos con los que puedan tropezar los empleados?
Desde el acceso seguro a los sistemas CRM hasta la aplicación de convertidores de archivos para crear un PDF a partir de una foto y agregar ese archivo a la carpeta del cliente, todo requiere consideración. Sin embargo, cuando comprende qué impulsa el trabajo y qué lo ralentiza, podrá seleccionar la tecnología adecuada en el negocio y convertirlo en un éxito.
Seguridad de datos
Los datos no tienen precio y los datos de los clientes son más esenciales que nunca. Para garantizar la seguridad de los datos, puede aplicar una amplia gama de medidas de seguridad. Los objetivos de la tecnología se relacionan con la recuperación de datos, la conversión a un formato común (de Word a PDF, de imagen a PDF, de mensajes a PDF, etc.), cifrado, almacenamiento seguro de datos y protocolos de seguridad. Las filtraciones de datos son la verdadera maldición de los negocios actuales. Por lo tanto, mantener todos los datos lo más seguros posible es un requisito obligatorio para que toda empresa exista y mucho menos funcione de manera eficiente.
Experiencia del cliente
El crecimiento del negocio depende de los clientes. Por eso el objetivo principal es mejorar la experiencia del cliente. En este aspecto, la pregunta “¿qué es la tecnología en los negocios” adquiere otra dimensión: es un medio para llegar a sus clientes reales y potenciales y garantizarles su excelencia.
Usted informa a los clientes sobre sus productos y campañas promocionales, y resuelve los problemas de sus clientes. Si está desarrollando una aplicación de escáner PDF, proporciona información completa sobre su funcionalidad, precios y condiciones de uso (haga clic aquí para familiarizarse con un ejemplo). Cree un centro de documentación para esa aplicación de escáner y prepárese para responder preguntas directamente. Si su cliente quiere saber cómo convertir un PDF a Word o si hay un descuento, usted le responde de inmediato.
Es el valor de aplicar la tecnología en los negocios: puede llegar a sus clientes donde les resulte conveniente y resolver sus problemas en tiempo real utilizando medios de comunicación digitales.
Ahorrar dinero
Uno de los objetivos de la tecnología es ayudar a las empresas a ahorrar dinero. Los servicios de software basados en la nube le permiten ahorrar dinero en el mantenimiento de las herramientas. Cambiar a documento digital El flujo permite alejarse de la correspondencia tradicional en papel. En cualquier caso, una nota en papel requiere escanearla, convertir la imagen a PDF y archivarla en la base de datos. En su lugar, podrías utilizar los documentos digitales de inmediato. Y no será necesario aplicar la conversión gratuita de PDF a Word para extraer la información del texto, ya que puede implementar los datos de los documentos digitales directamente en el sistema. Es sólo un ejemplo de las muchas opciones disponibles para ahorrar tiempo y dinero en los negocios.
Mejor organización
El tiempo es el valor crítico. Por eso, cuando hablamos de optimizar, siempre nos referimos a hacer todo más rápido. El seguimiento del tiempo de calidad es un componente de optimización necesario. Cuando comprende cuánto tiempo dedica realmente a resolver un problema en particular, puede planificar mejor las tareas, analizar las causas de los retrasos, comprender los “cuellos de botella” y solucionarlos antes de que empiecen a amenazar sus planes.
Hay varias herramientas de software de seguimiento del tiempo disponibles, tanto gratuitas como de pago. Proporcionan estadísticas e informes completos en varios formatos, por lo que no necesitarás buscar cómo convertir un PDF a Word u otro formato para calcular los gastos de tiempo.
Las tecnologías en los negocios son necesarias y comprender cómo aplicarlas adecuadamente puede ser fundamental. Automatización, comunicación, mejor planificación y ahorro de dinero: todos estos métodos le ayudarán a lograr mucho más y pulir los procesos. La única condición es elegir lo que se adapte a tu negocio.
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